Empecemos por lo incómodo: vendemos un producto de pago y este artículo habla de una alternativa gratuita. Si el resto del texto te parece que la pinta peor de lo que es, tienes derecho a desconfiar. Así que vamos a intentar lo contrario: explicar en qué casos deberías usarla y ahorrarte los nueve euros.
Qué es
La Agencia Tributaria pone a disposición de los contribuyentes una aplicación gratuita para emitir facturas conformes al reglamento, en la modalidad de envío automático de los registros. Es decir, cumples y remites, sin tener que custodiar nada durante años.
La idea de fondo es razonable: si la Administración obliga a todo el mundo a usar un software conforme, tiene sentido que ofrezca uno básico para quien no puede o no quiere pagar por él. No es una demo ni un simulador: emite facturas de verdad.
Está pensada para volúmenes reducidos y para casos sencillos. No pretende competir con un programa de facturación, y no lo disimula.
Cuándo te vale, y punto
Hay perfiles para los que la respuesta es claramente esta y no hace falta darle más vueltas:
Emites muy pocas facturas. Si haces tres o cuatro al mes, siempre parecidas, el ahorro de tiempo de cualquier herramienta de pago es demasiado pequeño para justificar una suscripción.
Tienes pocos clientes y estables. Meter los datos a mano cada vez es tolerable cuando son cinco clientes de siempre. Deja de serlo con cincuenta.
No necesitas que la factura salga bonita. Si tu cliente acepta el documento tal cual sale, sin tu logotipo ni tu formato, no estás perdiendo nada.
No automatizas nada. No conectas tu facturación con tu contabilidad, ni con tu tienda, ni con una hoja de seguimiento. Emites y ya.
Tu prioridad es el coste cero. Es una prioridad perfectamente legítima, sobre todo si estás empezando o si tu actividad es marginal.
Si te has reconocido en casi todos los puntos, deja de leer artículos y ve a la sede electrónica de la Agencia Tributaria a mirarla. En serio.
Cuándo se te queda corta
Y ahora el otro lado, que también es real:
Trabajas ya sobre una hoja de cálculo. Este es el caso más frecuente entre quienes nos escriben. Si llevas años con tu hoja —con tus fórmulas, tu seguimiento de cobros, tus totales por cliente—, pasar a la aplicación significa teclear los datos dos veces: una en la aplicación y otra en tu hoja para no perder tu control. Duplicar el trabajo manualmente es la forma más segura de que aparezcan discrepancias.
Emites bastantes facturas al mes. A partir de cierto volumen, un formulario que hay que rellenar campo a campo se convierte en una tarde entera al mes.
Repites las mismas facturas. Si facturas cuotas mensuales a los mismos clientes, quieres duplicar la del mes pasado, no reescribirla.
Necesitas que encaje con tu forma de trabajar. Series distintas por tipo de actividad, seguimiento de qué está cobrado, informes para tu gestoría. La herramienta oficial no está pensada para eso, ni tiene por qué.
Quieres automatizar. Si emites desde un pedido, desde un formulario o desde un flujo de trabajo, necesitas algo con lo que se pueda hablar por programa.
Hay límites de uso que pueden afectarte. La herramienta está dimensionada para volumen reducido. Antes de apoyar tu actividad entera en ella, comprueba en la propia sede electrónica qué límites tiene en el momento en que la vayas a usar.
Lo que no sabemos con certeza
Aquí es donde toca ser honesto y quedarnos cortos a propósito.
Las condiciones concretas de la aplicación gratuita —límites de uso, funcionalidades incluidas, calendario de disponibilidad— son datos que la Agencia Tributaria puede revisar, y que se han ido concretando con el tiempo. No vamos a copiar aquí una cifra que puede haber cambiado la semana que viene y que después alguien tome por buena.
Nuestra recomendación es simple: consulta las condiciones en la sede electrónica de la Agencia Tributaria antes de decidir, y no te fíes de ningún artículo, incluido este, para los detalles concretos. Los principios generales cambian poco; las cifras, bastante.
Tres preguntas para decidir en un minuto
- ¿Cuántas facturas emito al mes? Si son menos de cinco, empieza por la gratuita.
- ¿Tengo ya un sitio donde llevo mis facturas? Si la respuesta es una hoja de cálculo que usas de verdad, teclear los datos dos veces te va a pesar más que la suscripción.
- ¿Necesito conectar la facturación con algo más? Si sí, la herramienta oficial no está para eso.
Y entonces, ¿qué hacemos nosotros distinto?
Una sola cosa, y no es un secreto: no te hacemos cambiar de sitio de trabajo. Tú sigues en tu hoja, y la factura conforme se genera desde ahí, sin volver a escribir nada. Ese es todo el producto y esa es toda la diferencia.
Si tú no tienes ese problema —porque no usas hoja de cálculo, o porque emites poquísimo—, no te estamos aportando gran cosa y preferimos decírtelo ahora que cobrarte doce meses para que lo descubras tú.
Tampoco te aportamos nada si tributas en el País Vasco o en Navarra, donde el sistema es otro, ni si ya pagas un programa de facturación que va a cumplir.
La conclusión, sin trampa
La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria es una buena noticia. Baja el suelo de entrada a cero, evita que nadie se quede fuera por no poder pagar y, para una parte importante de los autónomos españoles, es sencillamente la respuesta correcta.
Los que estamos alrededor tenemos que justificar por qué cobramos. Nuestra justificación es que te ahorramos duplicar el trabajo. Si esa justificación no te aplica, la opción gratuita es tuya y está bien que la uses.