Verifactu lleva dos años apareciendo en titulares que mezclan fechas contradictorias, multas enormes y palabras como «trazabilidad». El resultado es que mucha gente sabe que «viene algo» pero no sabría explicar qué. Vamos a arreglar eso en diez minutos.
De dónde sale todo esto
La idea es vieja: la Agencia Tributaria quiere que las facturas que se emiten en España sean difíciles de falsificar y fáciles de comprobar. El objetivo declarado es acabar con el llamado software de doble uso: programas que llevan dos contabilidades, una para enseñar y otra real.
El instrumento es el Real Decreto 1007/2023, que fija qué requisitos tiene que cumplir cualquier programa que emita facturas, y la Orden HAC/1177/2024, que baja eso a especificaciones técnicas concretas.
Fíjate en el matiz, porque es el que casi todos los artículos se saltan: la norma regula programas, no contribuyentes. Lo que se exige es que el programa que usas cumpla. Tu obligación, como autónomo, es usar uno que cumpla.
El registro de facturación: la pieza central
Hasta ahora, cuando emitías una factura, existía la factura y punto. A partir de Verifactu, cada factura genera además un registro de facturación: un pequeño documento estructurado, generado automáticamente por el programa, que contiene los datos esenciales de esa factura.
Ese registro tiene tres propiedades que la factura de siempre no tenía:
- Se genera en el mismo momento de expedir la factura, no después.
- Es inalterable: nace y ya no se toca.
- Va encadenado al registro anterior.
Ese registro es el que viaja a la Agencia Tributaria, o el que se conserva de forma verificable, según el tipo de sistema que uses. La factura que le das a tu cliente sigue siendo la factura de siempre, con un par de añadidos.
La huella, o por qué esto no se puede falsear
La palabra técnica es «huella» o «hash». Suena peor de lo que es.
Imagina que cada registro se resume en un código corto, calculado a partir de su contenido. Cambia un céntimo del importe y ese código cambia entero. Ahora imagina que ese código incluye también el código del registro anterior. Y el anterior incluía el suyo. Y así hacia atrás.
Lo que sale es una cadena. Si dentro de dos años alguien intentara modificar la factura número 40 de este año, su código cambiaría, y entonces ya no encajaría con el de la 41, que a su vez no encajaría con la 42. Toda la cadena posterior se rompería a la vez. No hay forma de tocar una pieza sin que se note.
Eso es todo el truco. No hay nada más sofisticado detrás, y es suficiente.
El QR de la factura
A partir de la obligación, las facturas llevan impreso un código QR. Al escanearlo con el móvil se llega a la sede electrónica de la Agencia Tributaria, donde se puede comprobar si esa factura consta registrada.
Junto al QR aparece una mención en la propia factura indicando que es verificable. Para quien la recibe, esto es una comodidad: puede comprobar con el móvil que la factura que le acabas de dar existe de verdad.
Para ti significa una cosa práctica: tu plantilla de factura tiene que tener sitio para ese QR. Si tu factura es un documento de texto ajustadísimo, ve pensando dónde lo pones.
Las dos modalidades: enviar o guardar
Aquí está la confusión de nombres más habitual. Existen dos formas de cumplir el reglamento:
Sistemas VERI*FACTU. Envían cada registro a la Agencia Tributaria de forma automática, según se van generando. A cambio de esa transparencia, las obligaciones del sistema son más ligeras: no necesita llevar el registro de eventos que se exige a los otros.
Sistemas no verificables. No envían nada de forma automática. A cambio, tienen que conservar los registros con más garantías, llevar un registro de eventos del propio programa y tenerlo todo disponible si la Administración lo pide.
De ahí viene el lío: «Verifactu» se usa a la vez como nombre de todo el reglamento y como nombre de una de las dos modalidades. Cuando alguien te diga «Verifactu», pregunta a cuál de las dos se refiere.
Para un autónomo con pocas facturas, la modalidad de envío automático suele ser la más cómoda: envías y te olvidas, sin nada que custodiar durante años.
Qué cambia en tu día a día
Menos de lo que parece:
- Sigues decidiendo tú qué facturas, a quién y por cuánto.
- Sigues teniendo series y numeración correlativa, como ya tenías.
- Sigues presentando tus modelos igual, con tu gestoría.
Lo que cambia de verdad es esto:
- La factura tiene que salir de un programa que cumpla. No de una plantilla que rellenas tú.
- Una factura emitida ya no se edita nunca. Si te equivocas, se anula o se rectifica. Ya era así antes en teoría; ahora es imposible saltárselo.
- La factura lleva QR.
Tres mitos que conviene tirar
«Hacienda va a ver mi contabilidad en tiempo real.» No. Lo que se envía es el registro de la factura: quién, cuándo, cuánto, qué IVA. No tus gastos, ni tus márgenes, ni tu cuenta bancaria.
«Si emito pocas facturas, no me aplica.» No hay umbral. Una factura hecha con ordenador ya entra.
«Con instalar un programa cualquiera, listo.» Tiene que ser un programa que declare cumplir el reglamento. Pregúntaselo a tu proveedor por escrito, y guarda la respuesta.
Qué hacer, por orden
Primero, mira qué fecha te toca: enero de 2027 si eres sociedad, julio de 2027 si eres autónomo. Segundo, cuenta cuántas facturas emites al mes; con menos de diez, tus opciones son más baratas de lo que crees. Tercero, decide si quieres cambiar de herramienta o conectar la que ya usas.
Y no lo dejes para el último trimestre. En 2027 va a haber cola en todas las gestorías de España, y ninguna prisa se lleva bien con un cambio en la forma de facturar.