«¿Le hago factura o le doy un ticket?» Es de las preguntas más repetidas en cualquier negocio que atiende a público, y casi siempre se contesta por costumbre. Vamos a contestarla bien, porque acertar aquí ahorra discusiones en el mostrador y sustos en una revisión.
El ticket, en realidad, se llama factura simplificada
Con el reglamento de facturación que está en vigor desde 2013, el «tique» dejó de existir como figura legal. Lo que existe es la factura simplificada: una factura de pleno derecho, con menos datos obligatorios que la completa, pero con el mismo valor.
De ahí sale la consecuencia que más gente pasa por alto: una factura simplificada no es un papel informal. Se numera, se expide, se conserva y se anota igual que cualquier otra. Que el papel sea pequeño y salga de un rollo térmico no lo convierte en un recibo de andar por casa.
Cuándo puedes usarla
La regla general es el importe. Puedes expedir factura simplificada cuando la operación no supere los 400 euros, IVA incluido.
Hay un segundo escalón, de hasta 3.000 euros, IVA incluido, reservado a una lista concreta de actividades que el reglamento enumera: ventas al por menor, hostelería y restauración, transporte de personas, aparcamiento de vehículos, peluquería, tintorería y unas cuantas más.
Esa lista es cerrada y muy literal: o tu actividad está en ella o no está, y no vale el «lo mío se parece bastante». Si crees que encajas, confírmalo una vez con tu gestoría y olvídate del tema para siempre. No es una decisión que convenga tomar leyendo un blog, incluido este.
También se expide factura simplificada cuando hay que rectificar otra que ya lo era.
Cuándo no puedes, aunque el importe sea de tres euros
Hay operaciones en las que el reglamento no admite factura simplificada por pequeño que sea el importe. Las que más te pueden tocar:
- Entregas de bienes a clientes de otros países de la Unión Europea.
- Exportaciones y otras entregas exentas por salir de España.
- Operaciones en las que el impuesto lo declara el destinatario, es decir, con inversión del sujeto pasivo.
- Determinadas ventas a distancia y operaciones que no se entienden realizadas en territorio español.
Y por encima de todo esto hay una regla práctica que resuelve casi todos los casos del día a día: si tu cliente te pide factura completa, se la haces. Cuando quien recibe la operación es empresario o profesional y la necesita para su contabilidad, tiene derecho a exigirla y tú tienes la obligación de expedirla. Discutirlo en el mostrador no lleva a ningún sitio.
Qué tiene que llevar
Una factura simplificada es corta, pero no es libre. Estos son los datos que no pueden faltar:
- Número y, en su caso, serie, correlativo dentro de la serie.
- Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha en que se hizo la operación.
- NIF y nombre o razón social de quien la expide, o sea, tú.
- Descripción de los bienes entregados o los servicios prestados. «Varios» no es una descripción, y es probablemente el fallo más común.
- El tipo impositivo aplicado y, si quieres, la mención «IVA incluido».
- El importe total de la contraprestación.
- Si en el mismo documento hay operaciones a tipos distintos, la parte que corresponde a cada tipo, por separado.
- Si es una rectificativa, la referencia a la factura que corrige.
Lo que no lleva, y es su diferencia principal con la completa: los datos del cliente. Ni nombre, ni NIF, ni domicilio. Tampoco desglosa base imponible y cuota por separado.
El añadido que la vuelve deducible
Aquí está el caso que provoca más conversaciones incómodas en la barra de un bar.
Una factura simplificada normal no le sirve a quien la recibe para deducirse el IVA, porque no le identifica ni separa la cuota. Si tu cliente te dice «ponme aquí el NIF que me lo desgravo», apuntarlo a bolígrafo en el margen no arregla nada.
Lo que sí puedes hacer es expedir una factura simplificada que incluya, además de todo lo anterior:
- El NIF y el domicilio del destinatario.
- La cuota de IVA repercutida, consignada de forma separada.
Con esos dos añadidos, la simplificada ya sirve para deducir. Es la salida cómoda para un restaurante que atiende a comerciales todos los mediodías y no quiere ponerse a emitir facturas completas entre servicio y servicio. Cualquier programa decente lo resuelve con una casilla y un campo para el NIF.
Series y numeración
Puedes llevar una serie propia para las simplificadas si te resulta cómodo, y a la mayoría de los negocios les resulta cómodo. Lo que no es opcional es que la numeración sea correlativa dentro de cada serie: sin saltos y sin repeticiones.
Si tienes dos puntos de venta o dos cajas, dales series distintas desde el primer día. Unificar numeraciones después es un trabajo desagradable que nadie quiere hacer dos veces.
Qué cambia con Verifactu
El contenido de la factura simplificada no cambia. Lo que cambia es de dónde sale.
Desde tu fecha de obligación —1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos, según el calendario del Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024—, cada factura simplificada que emitas con un ordenador tiene que salir de un sistema conforme. Y eso implica tres cosas:
- Genera su propio registro de facturación, exactamente igual que una factura completa.
- Ese registro indica el tipo de factura, y «simplificada» es uno de los tipos previstos. No es un documento invisible para la Administración.
- Lleva su código QR impreso, con la mención de que es verificable.
Si tus tickets salen hoy de un TPV o de una caja registradora, ese equipo es un sistema informático de facturación y le aplica el reglamento. Escribe al proveedor y pídele por escrito si su modelo va a cumplir y desde qué versión. Es la gestión que más tarda y la que más gente deja para el final.
Cuatro errores que se repiten
Trocear una operación para no pasarse del límite. Partir una venta de 600 euros en dos tickets de 300 no la convierte en dos operaciones. Es la misma, y sigue necesitando factura completa.
Poner «varios» o «consumición» y quedarse tan tranquilo. La identificación de lo vendido es un dato obligatorio, no un adorno.
Escribir el NIF del cliente a mano y dar por hecho que ya vale. No vale: para que sea deducible hacen falta el NIF, el domicilio y la cuota separada, y tienen que ir en el documento expedido.
No conservar copia. La obligación de conservar es la misma que en cualquier factura. Un rollo de papel térmico en un cajón se borra solo en unos meses.
En resumen
La factura simplificada es una herramienta buena y perfectamente legal: menos datos, menos fricción, misma validez. Solo tiene tres condiciones que memorizar: que el importe encaje, que la operación no esté en la lista de exclusiones y que el cliente no te haya pedido una completa.
A partir de 2027, además, tendrá que salir de un sistema que cumpla el reglamento. Si hoy las llevas en una hoja de cálculo y no quieres mudarte a un programa entero por diez tickets al mes, esa es exactamente la situación para la que existe VeriHoja.