Pasa todas las semanas: has emitido una factura, la has mandado y al rato ves que el importe está mal, que el IVA no era ese o que se la has hecho al cliente equivocado. Hasta ahora la solución era abrir el archivo, cambiar el número y volver a enviarla. A partir de Verifactu esa solución desaparece, y conviene entender por qué antes de que te pille.
La regla nueva, en una frase
Una factura registrada no se toca nunca más.
El RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024 no piden que factures bien a la primera. Piden que el rastro de lo que has hecho sea completo. Cada factura genera un registro con una huella que se encadena con la del registro anterior, así que modificar una factura antigua rompería la cadena y se notaría. Ese es exactamente el punto: la imposibilidad de retocar es lo que da valor a todo el sistema.
Dicho de otro modo, el reglamento no penaliza el error. Penaliza que el error desaparezca sin dejar rastro.
Corregir no es un castigo
Merece la pena decirlo claro porque genera bastante angustia: emitir una rectificativa no es un aviso, ni una señal roja, ni algo que Hacienda apunte en tu contra. Es el procedimiento normal, el que la propia norma espera que uses. Las empresas grandes emiten rectificativas constantemente y no pasa absolutamente nada.
Lo que sí llama la atención en una comprobación es lo contrario: una numeración con huecos, una factura que existe en la contabilidad del cliente pero no en la tuya, o dos versiones distintas del mismo número circulando por ahí.
Los dos caminos
Solo hay dos, y elegir bien es casi todo el trabajo.
La factura no debía existir. La has duplicado, se la has emitido al cliente equivocado, el trabajo al final no se hizo. Aquí no hay nada que corregir: hay que anularla. Se registra una anulación que apunta a la factura original y quedan constancia las dos cosas, la factura y su anulación. El número queda quemado y no se reutiliza.
La factura sí debía existir, pero con otros datos. El importe, el tipo de IVA, el concepto, la fecha, el NIF del cliente. Aquí toca una factura rectificativa: una factura nueva, con su propio número, que dice explícitamente a qué factura corrige y por qué.
La duda habitual es qué hacer cuando el error está en el destinatario. Si la factura se la has hecho a la empresa equivocada, lo limpio es rectificar la primera y emitir una nueva al cliente correcto. No intentes «cambiarle el nombre».
Qué tiene que llevar una rectificativa
El reglamento de facturación —el RD 1619/2012, que es anterior a Verifactu y sigue vigente— ya regulaba todo esto. Verifactu no cambia el contenido de la rectificativa, cambia que ahora queda registrada.
Lo imprescindible:
- Serie propia. Lo habitual es una serie específica (muchos usan una «R») con su numeración correlativa. No es obligatorio por capricho: sirve para que se distingan de un vistazo.
- Identificación de la factura rectificada. Número y fecha de la original. Si corriges varias a la vez, todas.
- La causa de la rectificación. Una frase basta: «error en el tipo impositivo aplicado», «descuento por volumen no aplicado», «devolución parcial del pedido».
- Los importes. Y aquí hay dos formas válidas de hacerlo, las dos aceptadas.
Por diferencias o por sustitución
Por diferencias significa que la rectificativa recoge solo el ajuste: si cobraste 1.000 € y debían ser 900 €, la rectificativa refleja −100 € de base y su IVA correspondiente. Es cómoda para correcciones pequeñas y para descuentos posteriores.
Por sustitución significa que la rectificativa muestra los importes correctos completos e indica cuál era la rectificación efectuada respecto a la original. Es más clara cuando el error es gordo o cuando cambian varias líneas a la vez.
Ninguna de las dos es «la buena». Elige una y sé coherente: mezclar criterios dentro de la misma serie es la forma más rápida de liar a tu gestoría y a ti mismo dentro de seis meses.
No todo lo que se rectifica es un error
Esto se olvida a menudo. Hay rectificativas que no corrigen ninguna equivocación:
- Un descuento pactado después de emitir.
- Una devolución de mercancía.
- Un envase o embalaje devuelto.
- Un impago que cumple los requisitos para modificar la base imponible.
Este último tiene reglas y plazos propios en la ley del IVA, y no es terreno para un artículo divulgativo. Si vas a recuperar el IVA de una factura impagada, habla con tu asesor antes de emitir nada: hay condiciones que si te saltas, ya no hay vuelta atrás.
Lo que no debes hacer nunca
Tres atajos que antes eran tolerables y ahora te dejan expuesto:
Editar la fila de tu hoja y reenviar el PDF. Si el registro ya salió, tienes dos documentos distintos con el mismo número. El de tu cliente y el registrado no coinciden.
Borrar la factura y reutilizar el número. Deja un hueco que después no sabrás explicar.
«Ya lo compenso en la siguiente». Restar cien euros en la factura del mes que viene descuadra dos trimestres y dos contabilidades, la tuya y la de tu cliente.
En la práctica, cómo queda tu mes
Cuando detectes el error, decide primero si la factura sobra o solo está mal. Emite la anulación o la rectificativa el mismo día si puedes. Manda al cliente los dos documentos juntos, la original y la corrección, con una línea explicando qué ha pasado: te ahorra una llamada.
Y avisa a tu gestoría si el trimestre ya estaba presentado, porque ahí la pregunta deja de ser cómo emitir la rectificativa y pasa a ser en qué declaración se refleja el ajuste. Eso no lo decide ningún botón.
Herramientas como VeriHoja hacen la parte mecánica desde la propia hoja de cálculo, pero la decisión de anular o rectificar sigue siendo tuya, y es la única parte que importa de verdad.
En resumen
Equivocarte no es el problema. El problema sería que la equivocación desapareciera. Anula lo que no debía existir, rectifica lo que existía mal, no reutilices números y guarda el motivo por escrito. Con eso, un error puntual se queda en lo que es: un error puntual.